من المهم أن تتعلم كيفية تنظيم الوقت بجدية وفعالية مطلقة، ومهارة مهمة حيث يجب على أي شخص إتقانها، لكن هناك العديد من الأشخاص سوف يجدون صعوبة في إيجاد الوقت للعمل على إكمال جميع مهامهم، مما يؤدي ذلك إلى الشعور بالتوتر والإحباط وسوف نتحدث عن كيفية تنظيم الوقت في هذا المقال.
ماذا يقصد بتنظيم الوقت؟
تنظيم الوقت هو عملية الهدف منها العمل على التنظيم والتخطيط كما يجب للوقت وتقسيمه جيداً على كافة الوظائف والمهام الرئيسية التي يجب القيام بها، أي يقوم على تحديد عدة أجزاء من الوقت كما يتم صرفها للعمل على تنفيذ كل عمل أو إجراء.
ما هي فوائد تنظيم الوقت؟
- الشعور بحالات التحسن كما يشكل عام في حياتك.
- العمل على قضاء أكبر وقت ممكن في التطوير الذاتي.
- كما يتم إنجاز كافة الأهداف والطموحات الشخصية.
- زيادة الحالة الإنتاجية.
- الحرص على التخفيف من الضغوط في العمل والحياة الشخصية.
- العمل على قضاء أكبر وقت ممكن في الإسترخاء والراحة.
أهم 12 نصيحة لتنظيم الوقت
تتعدد النصائح الهامة التي تعمل على تنظيم الوقت ومن بين تلك النصائح التي تعمل على تنظيم الوقت وهي كما يلي:
اولا: التخلص من عوامل التشتيت
في عصرنا هذا الذي سوف نعيشه، فمن السهل جداً العمل على تقسيم انتباهنا بين ما يجب أن نفعله وما يقصفنا بها المجتمع، وذلك بغض النظر عن مكان والعمل على كيفية وقوعه في فخ عوامل التشتيت، فإن النتيجة هي نفسها دائماً حيث لا تشارك مطلقاً في المهمة التي سوف تقوم بها، ونادراً ما تلتزم بمهمة لفترات زمنية طويلة من الوقت، كما يستغرق الأمر لديك حوالي ضعف المدة لإنجازها.
ثانيا: العمل على وضع حد زمني لكل مهمة
حيث يتعين عمل حد زمني لكل مهمة يمنع من حالات تشتيت الانتباه، على سبيل المثال: في حالة إذا كنت ترغب في عمل شئ ما، أمنح نفسك فترة من الوقت حوالي ساعتين، لذا إذا بدأت في الساعة 10، حاول الانتهاء في الساعة 12 بهذه الطريقة سوف تصبح إدارة الوقت بالنسبة لك لعبة وتحدياً كبيراً لمي تستطيع أن تنجز من مهامك اليومية ويتكرر هذا الأسلوب كل يوم.
ثالثا: ابدأ بالمهام الضرورية
حيث إن من أفضل الأمور التي يمكن أن تساعدك في إنجاز مهامك والعمل على تحقيق أهدافك من دون إهدار الوقت هي البدء بالمهام الكبيرة والأكثر صعوبة في الصباح، كما أن هناك عدة أسباب وراء هذه الحيلة الفعالة لإدارة الوقت.
رابعا: استخدم تقويماً
حيث طالما كانت التقاويم هي عبارة عن أداة أساسية لإدارة الوقت، ومع ذلك فقد نقلت التقويمات عبر الإنترنت هذا إلى المستوى التالي، وهذا لأنه سوف يمكنك الوصول إليه من أجهزة متعددة، وتوفير جدولة الاجتماعات والمواعيد بسهولة مطلقة، والعمل على إعداد التذكيرات، وإنشاء مجموعات زمنية محددة، وجدولة الأحداث المتكررة.
خامسا: لا تستنزف وقت الانتظار
حيث أن الإنتظار مضيعة حقيقة للوقت وإهدار واضح للوقت حتى لو لبضع دقائق، فمن يعلم قيمة الوقت يرفض دائماً حالات الانتظار، ويفضل في كلا الأحوال القيام بشيء مفيد له حتى لو بسيط أو وقت راحة، بدلاً من الانتظار لذلك حاول أن تجد طرقاً بهدف تحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي قد يهدر في الانتظار، مثل قراءة كتاب ملهم في طريقك للعودة للمنزل، أو العمل على استماع الى بودكاست مفيد، أو حتى إعداد خطة لليوم التالي إذا كنت في نهاية اليوم.
سادسا: إعداد قائمة مهام
من المهم إعداد قائمة من المهام التي تساعدك في تحديد العمل على الأجزاء الصغيرة، والتي بدورها يمكن أن تساهم بشكل كبير في إكمال مشروعك والعمل على تحقيق هدفك لذلك أنشئ قائمة من المهام لكل هدف لديك، هذا سوف يحفزك على مشاهدة كل ما تحققه بالفعل وترغب به، وسوف تساعدك على الإسراع في خطوات تحقيق هدفك بشكل كبير.
سابعا: معرفة أهمية وقيمة الوقت
حيث قد تعتقد أنك سوف تقضي وقتاً قصيراً في إرسال رسائل البريد الإلكتروني أو العمل على متابعة مواقع التواصل الاجتماعي ولكن في الحقيقة هذا أكثر ما يلتهم الوقت من يومك ويستنزف الكثير، وسوف تجد نفسك في النهاية بلا حصيلة فعلية لذلك فإن أسهل طريقة لتتبع وقتك هي تحميل التطبيقات التي سوف تساعدك على تحديد فترة زمنية معينة بهدف إنجاز مهمة، وتقارب تصرفاتك في خلال هذه الفترة، هذا ما سوف يساعدك في التركيز على الإنجاز والمهام الرئيسية من دون هدر الكثير من الوقت كما يمكنك أيضاً الوصول إلى تقرير لمعرفة ما الذي يسرق وقتك ويتعبك بشكل كبير، ومن خلال استخدام هذه المعلومات يمكنك بعد ذلك إجراء كافة التعديلات المناسبة.
ثامنا: إبدأ يومك مبكراً
حيث تعد الساعة الخامسة صباحاً هي من أكثر الأوقات إنتاجية في اليوم، لأنها تمنحني الوقت الكافي لممارسة الرياضة والتخطيط اليومي بشكل كبير والعمل على تصفح رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وحتى العمل في مشاريع جانبية دون إزعاج لذلك يجب عليك أن تستيقظ وتبدأ يومك في الصباح الباكر وفي العطلات أيضاً حتى تحافظ على خريطة طريقك اليومية والعمل على الاستمتاع بإجازتك في نفس ذات الوقت، ومن أهم الأسرار التي يصرح بها الخبراء هي العمل على تقليل الوقت والجهد الذي تشاهد فيه التلفزيون وخاصة قبل النوم.
تاسعا: عود نفسك على إتباع العادات الأساسية
حيث أن العادات الأساسية هي من العادات التي يمكن أن تغير من حياتك مثل ممارسة الرياضة وتتبع ما تأكله وتطوير الروتين اليومي بشكل كبير وتحقيق حالة التأمل كما أن هذه العادات تحل محل العادات السيئة وتطلب الكثير من العادات الجيدة الأخرى، ونتيجة لذلك سوف تكون أكثر صحة وتركيزاً وأكثر ملاءمة للعمل على إدارة وقتك بشكل كبير.
عاشرا: لا تهدر الوقت في الانتظار
الانتظار مضيعة حقيقة للوقت وإهدار واضح حتى لو لبضع دقائق، من يعلم قيمة الوقت يرفض دائماً الانتظار، ويفضل القيام بشيء مفيد له حتى لو بسيط أو وقت راحة، بدلاً من الانتظار لذلك حاول أن تجد طرقاً محددة لتحقيق أقصى استفادة من الوقت الذي يهدر في عملية الانتظار، مثل قراءة كتاب ملهم في طريقك للعودة إلى المنزل، أو غيرها من المهام التي يمكن أن تشغل فراغك بشكل مميز.
الحادي عشر: إتبع المصادر الملهمة
حاول دائماً أن تستخدم عدة مصادر ملهمة، فإنها طريقة بسيطة تهدف إلى إعادة إشعال حالة التحفيز وإعادته إلى المسار الصحيح.
الثاني عشر: عدم السعي للكمال
عندما تكون باحثاً عن الكمال، فلن تصل نهائياً إلى أي شيء، وهذا يعني أنك سوف تستمر في العودة إلى نفس المهمة مراراً وتكراراً إلى أي مدى تعتقد أن يومك سوف يكون نتيجة لذلك؟، لذا يمكن أن توقف عن كونك مثالياً، افعل أفضل ما يمكنك.
